8 PERKARA WAJIB TAHU TENTANG KONSULTASI GUAMAN DARI KACAMATA PEGUAM (BAHAGIAN 2)
Konsultasi Guaman Bahagian 2 – Artikel kali ini lebih memfokuskan kepada persediaan oleh pihak peguam syarie sendiri dalam menghadiri dan mengepalai sesi konsultasi bersama klien. Seperti yang kita sedia maklum, sesi konsultasi guaman adalah sesi yang melibatkan dua atau lebih individu dan memerlukan komitmen dan fokus daripada setiap pihak yang terlibat. Pastinya, pihak klien telah menaruh harapan yang tinggi serta mengharapkan reaksi dan khidmat yang terbaik daripada peguam yang dirujuk. Hakikatnya, ianya adalah suatu tanggungjawab yang besar yang dipikulkan kebahu anda sebagai seorang wakil kepada klien.
Oleh kerana tidak semua orang mampu untuk menguruskan urusannya secara bersendirian, Islam membenarkan untuk seseorang menyerahkan urusannya kepada seorang wakil untuk menguruskannya sepertimana yang dijelaskan dalam Al-Quran tentang kisah penghuni gua di dalam Surah al-Kahfi [1] dan jelas, tiada larangan terhadap tindakan tersebut. Apa yang penting, urusan tersebut hendaklah diuruskan oleh pihak yang berkemampuan, layak dan mempunyai kepakaran kerana setiap urusan yang diwakilkan adalah sebuah amanah. Justeru, ianya tidak boleh dipandang enteng kerana setiap amalan dan amanah yang dipikul akan dipertanggungjawabkan kelak. Penulisan kali ini mengandungi beberapa pendedahan serta tips-tips berguna kepada para peguam syarie yang masih baru dalam profesion guaman dan litigasi bahkan bermanfaat untuk pihak klien sebelum menjalani proses konsultasi.
TIPS #1: SAPAAN DAN PEMBUKAAN YANG MENGALU-ALUKAN
Perkara paling utama yang sering dinilai oleh klien dalam sesi rundingan atau konsultasi guaman adalah budi bicara dan toleransi daripada pihak peguam/peguam syarie. Klien yang hadir untuk mendapatkan nasihat perundangan biasanya adalah mereka yang teraniaya dan ingin dibela nasibnya. Pastinya mereka mengharapkan perhatian dan budi bicara yang terbaik daripada peguam mereka. Gunakan panggilan yang sesuai mengikut latar belakang klien seperti Tuan/Puan, Dato’/Datin dan sebagainya. Hidangkan minuman dan kudap-kudapan yang sesuai serta buka perbualan dengan beramah mesra dan suai kenal. Pastikan sesi pengenalan ini ringkas tetapi cukup untuk mengambil hati serta mampu menarik perhatian klien.
Selain itu, pastikan anda mempunyai keupayaan untuk menerangkan perkara-perkara rumit kepada perkataan yang mudah difahami oleh klien. Berdasarkan sebuah kajian yang dikendalikan oleh cendekiawan sosio-perundangan terkemuka Bill Felstiner, peguam sering gagal dalam melayan pelanggan dengan hormat, tidak menganggap sifat hubungan interpersonal dengan pelanggan sebagai aspek penting dalam undang-undang amalan, lebih banyak didorong oleh pulangan kewangan berbanding nilai professional, tidak dapat diakses dan tidak responsif, komunikator yang lemah serta tidak tahu bagaimana menangani klien dengan berkesan [2]. Nilai-nilai negatif seperti ini ibarat menconteng arang terhadap institusi perundangan negara bahkan memberi kesan kepada keyakinan masyarakat terhadap ahli dalam bidang perundangan sendiri. Justeru, jadilah peguam yang terbaik yang menjaga etika dan mampu memenangi hati klien dan dalam masa yang sama membina keserasian dengan pihak klien.
TIPS #2: BERIKAN RUANG KEPADA KLIEN
Mulakan sesi rundingan dengan merujuk kepada tujuan sesi rundingan diadakan. Berikan ruang untuk klien untuk menceritakan masalah yang dihadapi dan meluahkan perasaan. Lebih-lebih lagi dalam kes Syariah, kebanyakan klien lebih beremosi dek kerana isu-isu rumahtangga dan keluarga yang dihadapi sehari-hari. Ada yang tenang sahaja, ada juga yang marah-marah dan ada juga yang menangis teresak-esak. Peguam mesti bertindak menenangkan klien dan berikan respon terhadap luahan dan ceritanya sebagai isyarat bahawa anda sedang mendengar. Dari sini, peguam boleh menganalisa watak dan personaliti klien. Kenal pasti apakah cara pendekatan yang paling sesuai mengikut watak klien anda.
TIPS #3: PANDU KLIEN AGAR TIDAK TERSASAR DARIPADA TUJUAN UTAMA
Seorang peguam mestilah memiliki kemahiran dalam memandu arah perbincangan supaya sentiasa dalam fokus dan target yang betul. Tujuannya adalah supaya menjimatkan masa kedua-dua pihak dan memastikan setiap maklumat yang diperlukan diperolehi dengan lengkap dalam masa yang terhad. Adakalanya anda akan berhadapan dengan situasi di mana klien kurang bercakap atau kurang memberi respon. Ada juga keadaan di mana klien tidak mampu bercerita sepertimana yang anda mahukan. Teknik terbaik untuk memandu arah perbincangan tersebut dengan mengadakan ‘cross conversation’ iaitu soal dan jawab di antara anda dengan klien.
Melalui teknik cross conversation ini, anda mesti mempunyai kebolehan untuk mengenal pasti apakah isu utama kes tersebut serta tindakan atau tuntutan yang bersesuaian berdasarkan maklumat yang diberikan oleh klien. Utarakan soalan terbuka (open question) kepada klien anda supaya klien boleh menghuraikan dengan lebih terperinci dan teknik ini terbukti sebagai teknik komunikasi paling efektif. Kemukakan soalan yang akan membuat mereka cenderung untuk kupaskan masalah dan situasi mereka. Cara ini akan memberi anda gambaran mengenai keperluan dan kemahuan mereka [3]. Antara kesalahan-kesalahan yang biasanya dilakukan oleh peguam adalah kegagalan untuk memandu arah perbincangan yang mana akhirnya maklumat yang diperolehi tidak lengkap dan tempoh rundingan dibazirkan dengan kupasan yang tidak signifikan bagi kes. Kebanyakan peguam juga cenderung untuk membuat andaian terlalu awal tanpa mengambil kira isu-isu dengan lebih kritikal.
TIPS #4: ASAH KEMAHIRAN MENGANALISA KES
Peguam yang bagus juga mestilah mampu untuk menganalisa kes dengan pantas dan cekap hasil daripada sesi rundingan/konsultasi guaman yang telah dilaksanakan. Antara perkara yang anda mesti kenal pasti pada peringkat ini adalah isu dan tuntutan yang sesuai dengan kes, pengurusan kronologi kes, hujahan atau pembelaan yang berkemungkinan dikemukakan oleh pihak lawan dan juga pandangan dari sudut perundangan (legal opinion) yang akan diberikan kepada pihak klien. Dalam isu memberikan legal opinion kepada klien, adalah lebih baik sekiranya anda dapat memberikan pandangan pada hari yang sama sesi rundingan guaman tersebut diadakan. Namun, anda juga boleh meminta masa daripada pihak klien untuk menganalisa kes dengan lebih baik sekiranya kes tersebut adalah kes-kes berat atau jarang berlaku. Ini juga adalah sebagai langkah berjaga-jaga bagi memastikan kes tersebut dinilai dengan lebih teliti.
Selepas tamat sesi rundingan, anda mesti berusaha untuk mengenalpasti setiap perkara yang akan melumpuhkan kes dan juga pilihan solusi yang ada. Pecahkan solusi kepada tiga bahagian (PPC) iaitu; Potential(keberkesanan solusi), Possibilities (kemungkinan) dan juga Challenges (cabaran). Sebaik-baik peguam adalah peguam yang mampu mencari solusi dari pelbagai sudut pandang. Dari situ, anda boleh memberikan pilihan kepada klien untuk membuat keputusan. Berikan jangka masa proses sesebuah kes itu berlangsung supaya boleh membantu klien dalam membuat keputusan yang difikirkan terbaik untuk diri klien.
TIPS #5: JANGAN TERBURU-BURU DALAM MENUTUP KES KONSULTASI
Di akhir sesi tersebut, anda sepatutnya sudah mampu menilai kecenderungan (preferences) pihak klien. Ada sesetengah klien yang lebih fokus kepada kes, dan tidak terlalu mengambil pusing dalam isu fi dan quotation. Dalam situasi begini, jangan tergopoh-gapah dalam memberikan quotation kepada klien. Cadangkan kepada klien supaya segala maklumat mengenai fi dihantar melalui emel supaya klien boleh mempertimbangkan dan mengambil keputusan dengan lebih selesa di rumah tanpa rasa kekok atau tidak selesa.
Selain itu, bagi memudahkan pihak klien, peguam yang baik mesti mencuba untuk bekalkan maklumat dan perkara-perkara penting berkaitan kes dalam bentuk penulisan atau dokumen untuk dibawa pulang ke rumah supaya pihak klien boleh menyiapkan diri dengan pengetahuan dan seterusnya bersedia dalam menghadapi proses perbicaraan. Misalnya, sekiranya anda memerlukan maklumat-maklumat atau bahan bukti yang lain daripada pihak klien, senaraikan dan serahkan kepada klien supaya memudahkan klien anda dalam membantu kes dan dalam masa yang sama memudahkan kerja anda bahkan lebih tersusun dan teratur.
TIPS #6: PENETAPAN YURAN KONSULTASI
Pihak peguam wajar untuk mengenakan yuran konsultasi kepada klien. Ini adalah kerana ia menunjukkan suatu nilai bahawa khidmat nasihat guaman/konsultasi guaman ini adalah sesuatu yang amat berharga dan ianya juga adalah sebagai suatu penghargaan kepada peguam yang menggunakan segala kemahiran dan pengalaman yang diperolehi selama bertahun lamanya. Khidmat nasihat guaman diberikan bukan hanya sekadar borak-borak di kedai kopi sahaja. Setiap nasihat dan pandangan yang diberikan dalam sesi konsultasi adalah bersandarkan kepada pengetahuan peguam itu sendiri yang telah melalui tempoh pembelajaran yang lama di Institusi Pengajian Tinggi dan juga pengalaman semasa yang diperolehi setelah bertahun-tahun berkhidmat sebagai peguam. Kemahiran dalam menguruskan kes sepanjang tempoh perbicaraan adalah kemahiran yang tidak ada pada profession lain bahkan hanya peguam yang terlibat dalam perbicaraan Mahkamah sahaja yang memiliki kemahiran dan kelayakan tersebut. Dalam isu ini, klien harus faham dan melihat sesi konsultasi ini sebagai sebuah perkhidmatan yang diberikan melalui teori yang membina iaitu berbentuk nasihat dan cadangan yang mana sama nilainya dengan khidmat praktikal.
TIPS #7: PASTIKAN PENENTUAN FI ADALAH BERBALOI MENGIKUT KES
Penentuan yuran guaman ini biasanya bergantung kepada kes berdasarkan jenis dan faktor tertentu. Ghalibnya, kes yang mudah atau clear cut cases, dicaj lebih murah berbanding kes yang berat atau jarang berlaku. Ini kerana, proses penyelidikan dan dokumentasi lebih cepat dan kurang berbanding kes-kes yang berat. Kes-kes berat atau jarang berlaku biasanya memerlukan komitmen yang lebih tinggi termasuklah masa, tenaga, proses penyelidikan dan perkhidmatan sampingan yang melibatkan bayaran tambahan. Yuran guaman juga bergantung kepada jenis dan jarak Mahkamah dengan firma. Sekiranya kes difailkan kepada Mahkamah Rendah, maka jumlah fi lebih murah berbanding kes di Mahkamah Tinggi. Jarak juga memainkan peranan kerana ianya berkaitan dengan yuran kehadiran peguam ke Mahkamah.
Selain itu, yuran guaman juga akan bergantung kepada pengalaman peguam tersebut. Kes yang diuruskan oleh peguam senior lebih tinggi fi nya berbanding dengan peguam junior. Ini kerana, seseorang peguam itu hanya akan digelar peguam senior sekiranya tempoh berkhidmat telah mencapai 7 tahun dan ke atas. Tambahan pula, sekiranya tempoh berkhidmat sebagai peguam telah mencapai 20 tahun ke atas, layaklah peguam tersebut digelar sebagai pakar dalam bidang guaman yang dipraktikkan bahkan lebih mahal yurannya sesuai dengan tempoh yang panjang dan pengalaman yang jauh lebih luas. Jelas di sini bahawa pengalaman dan pengetahuan memainkan peranan yang amat penting dalam profesion guaman. Sekiranya anda seorang peguam yang belum mencapai 7 tahun usia berkhidmat, rebutlah setiap peluang yang ada kerana pengalaman dan pengetahuan adalah yang paling bernilai dalam profesion ini.
TIPS #8: PASTIKAN PENENTUAN FI DIJELASKAN DALAM BENTUK KONTRAK/PERJANJIAN
Terpulang kepada kreativiti firma atau peguam sendiri untuk mencipta kontrak yang terbaik pada hemat masing-masing. Apa yang penting adalah perjanjian yang ciptakan mengambil kira implikasi-implikasi yang melibatkan pihak klien dan firma sendiri. Perjanjian tersebut mesti ditandatangani oleh kedua-dua pihak barulah ianya dikira sebagai ‘warrant to act’ dan seterusnya membenarkan pembayaran pertama dibuat bagi memulakan proses kerja. Selain itu, penentuan fi mestilah disebut dengan jelas dan terang di dalam perjanjian tanpa ada sebarang fi yang terselindung (Hidden Cost). Ada sesetengah firma yang menetapkan supaya pembayaran dibuat terlebih dahulu. Ada juga yang menggunakan konsep kerja dulu, bayar kemudian. Namun, konsep yang terbaik adalah pembayaran secara berkala mengikut proses pengurusan kes sehinggalah penghakiman dikeluarkan bagi memastikan pembayaran dibuat selayaknya mengikut peringkat dan proses kerja.
PENUTUP
Semoga perkongsian kali ni memberi manfaat untuk anda. Anda juga boleh rujuk artikel 8 PERKARA WAJIB TAHU TENTANG KONSULTASI GUAMAN DARI KACAMATA ANAK GUAM (BAHAGIAN 1) untuk bacaan tambahan mengenai persediaan dari pihak klien.
[1] Al-Quran, Surah al-Kahfi (18), ayat 19
[2] W.L.F. Felstiner, Professional Inattention: Origins and Consequences, in The Human Face of Law 121, 124 (Keith Hawkins ed., 1997). Another excellent review of the literature, both in the United States and Britain, is found in 1 Avrom Sherr et al., Lawyers-The Quality Agenda 5, 5-12 (1994).
[3] Poojaba, R. (2015). Effective Communication Skills. IJRAR- International Journal of Research and Analytical Reviews, Vol.2.